Hệ sinh thái Quản trị & Vận hành

Không chỉ là danh sách việc làm, đây là một "Siêu ứng dụng" kết hợp giữa Lập kế hoạch, Phối hợp đội nhóm và Trí tuệ nhân tạo.

Hướng dẫn chi tiết từng module

1. Đăng ký & Đăng nhập (Getting Started)

Có hai cách để một nhân viên mới có tài khoản và tham gia vào hệ thống:

A Tự đăng ký

B Quản lý tạo tài khoản

  • Manager hoặc Admin vào mục Quản trị.
  • Chọn "Tạo tài khoản" và điền thông tin cho nhân viên mới.
Lưu ý quan trọng: Người dùng mới đăng ký (theo cách A) sẽ chưa thấy bất kỳ Group (đội nhóm) nào. Tài khoản của họ sẽ nằm ở trạng thái "Chưa phân loại". Cần một tài khoản có quyền Manager trở lên di chuyển họ vào Group tương ứng.
2. Trung tâm Thông báo & Phối hợp (Collaboration)

🔔 Quả chuông thần thánh

Nằm ở góc trên bên phải màn hình. Có chấm đỏ nghĩa là có tin mới.

  • Được gán thẻ (Assign): Khi ai đó tạo task và chọn tên bạn vào ô "Người thực hiện".
  • Được theo dõi (Follow): Khi bạn nằm trong danh sách "Người theo dõi".
  • Thay đổi trạng thái: Ví dụ: Bạn giao việc cho nhân viên A. Khi A kéo thẻ từ "Đang làm" sang "Hoàn thành" -> Máy bạn sẽ *Ting* một cái.
🎯 Ứng dụng thực tế: Giúp quản lý không cần hỏi "Em làm xong chưa?". Chỉ cần chờ thông báo nổ. Giúp nhân viên không bị trôi việc vì luôn có nhắc nhở.
Mô phỏng thông báo

Nguyễn Văn A

đã hoàn thành: "Báo cáo Q4"

Vừa xong

3. Lập Kế hoạch (The Core Planner)

📝 Tạo công việc (Task)

Bấm nút Tạo mới. Điền form:

Mô hình Kim tự tháp ngược (Tháng → Tuần → Ngày)

Hệ thống được thiết kế để bạn chia nhỏ công việc từ mục tiêu lớn nhất xuống hành động nhỏ nhất, giúp mọi việc luôn đi đúng hướng.

Kế hoạch Tháng (Mục tiêu lớn)

Đây là "đích đến" cuối cùng của bạn trong tháng. Hãy đặt những mục tiêu bao quát, có ý nghĩa lớn.

Ví dụ:

"Ra mắt thành công sản phẩm mới XYZ."

Kế hoạch Tuần (Nhiệm vụ chính)

Để đạt mục tiêu Tháng, tuần này bạn cần làm gì? Khi tạo, bạn sẽ chọn Kế hoạch Tháng cha để liên kết.

Ví dụ (phục vụ cho mục tiêu Tháng ở trên):

"Hoàn thiện Landing Page và Video giới thiệu sản phẩm."

Kế hoạch Ngày (Hành động cụ thể)

Để hoàn thành nhiệm vụ Tuần, hôm nay bạn phải làm gì? Khi tạo, bạn sẽ chọn Kế hoạch Tuần cha liên quan.

Ví dụ (phục vụ cho mục tiêu Tuần ở trên):

"Viết xong toàn bộ nội dung cho Landing Page."

Tính năng nâng cao:
  • Lặp lại: Tự động tạo task cho các ngày sau.
  • Riêng tư: Tích vào ô nếu là việc cá nhân(sẽ ẩn trên hệ thống người tạo mới thấy).
  • Gán màu: Có thể chọn màu chữ và màu nền của task để từ đó quan sát và focus đúng việc.

👀 Các chế độ xem (Views) & Ứng dụng

Kanban

Kéo thả trạng thái.
Dùng khi: Cần tập trung xử lý công việc trong ngày.

Sơ đồ cây

Nhìn thấy cha-con.
Dùng khi: Muốn biết việc ngày này phục vụ cho mục tiêu tháng nào.

Gantt Chart

Tiến độ theo thời gian.
Dùng khi: Quản lý dự án dài hạn, xem việc chồng chéo.

Lịch

Xem theo khung giờ.
Dùng khi: Sắp xếp thời gian họp hành, gặp khách.

4. Trợ lý AI Ultra (Automation)

AI không chỉ để chat vui, nó là thư ký riêng của bạn. Vào menu Trợ lý AI Ultra để sử dụng.

Tìm kiếm
"Tìm tất cả công việc liên quan đến 'hợp đồng' trong tháng này" -> AI sẽ lục tung dữ liệu và trả về danh sách.
Tạo việc
"Tạo task 'Gửi báo giá cho anh Nam' vào 9h sáng mai" -> AI tự điền form, chọn giờ, chọn ngày và Lưu. Bạn không cần bấm nút tạo.
Phân tích
"Tuần này tôi làm việc thế nào?" -> AI sẽ xem bạn hoàn thành bao nhiêu %, khen ngợi hoặc nhắc nhở bạn.
🎯 Ứng dụng thực tế: Đang họp sếp giao việc -> Mở AI gõ nhanh "Tạo task ABC..." -> Xong. Không cần mở form rườm rà.
5. Đội nhóm (Team) & Vinh danh (Rewards)

👥 Team View (Góc nhìn quản lý)

Bạn có thể chọn tên nhân viên để xem toàn bộ cây công việc của họ. Giúp Manager biết lính mình đang làm gì mà không cần hỏi.

🏆 Vinh Danh (Gamification)

Mỗi cuối tuần, các thành viên đệ nhị thân sẽ chấm chéo điểm với nhau qua các tiêu chí:

Tiêu chí 1: Hiệu quả CV
Tiêu chí 2: Xây dựng Đội ngũ
Tiêu chí 3: Mức độ Ảnh hưởng

Kết quả sẽ hiện lên Bảng Xếp Hạng (Leaderboard). Tạo động lực thi đua trong công ty.

6. Thêm API Báo Cáo AI (Cấu hình)
Lưu ý: Bổ sung API Key riêng để sử dụng tính năng "Báo Cáo AI" ổn định hơn khi hệ thống chung có nhiều người sử dụng cùng lúc.

1 Truy cập Google AI Studio

  • Truy cập đường link: https://aistudio.google.com/
  • Nhấn nút "Sign in to Google AI Studio" và đăng nhập bằng tài khoản Gmail của bạn.

2 Tạo API Key

  • Sau khi đăng nhập, ở góc trên bên trái, bạn sẽ thấy nút "Get API key" (hoặc biểu tượng chiếc chìa khóa ). Nhấn vào đó.
  • Nhấn vào nút Create API key.
  • Chọn "Create API key in new project" (Tạo key trong dự án mới).
  • Chờ vài giây, hệ thống sẽ sinh ra một chuỗi ký tự dài (bắt đầu bằng AIza...).

3 Lưu vào hệ thống

Copy chuỗi Key vừa tạo ở trên, sau đó quay lại phần mềm:

Vào mục Báo Cáo AI ➔ Dán Key vào ô nhập liệu ➔ Bấm nút Lưu Key
7. Báo cáo AI & Hỗ trợ đội nhóm

Đây là tính năng mạnh mẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về công việc của bản thân và đồng đội, từ đó đưa ra hỗ trợ kịp thời. AI sẽ phân tích dữ liệu task và trả lời các câu hỏi của bạn.

💡 Một số câu hỏi bạn có thể hỏi AI:

Cá nhân
"Tổng hợp các công việc quan trọng nhất của tôi trong tuần này."
Đội nhóm
"Tình hình công việc của team Sales tuần này thế nào?"
"Ai trong team đang bị quá tải hoặc có task trễ hạn?"
Hỗ trợ
"Gợi ý cách tôi có thể hỗ trợ bạn Nguyễn Văn A hoàn thành task 'Làm báo giá'?"
🎯 Ứng dụng thực tế: Thay vì phải họp review hàng ngày, Manager có thể vào hỏi AI: "Tóm tắt tình hình team hôm nay". Dựa vào đó, Manager sẽ biết ai đang cần giúp đỡ và can thiệp đúng lúc, xây dựng văn hóa hỗ trợ lẫn nhau.
8. Quản trị & Phân quyền

🔐 Các cấp độ phân quyền

  • Admin: Quyền cao nhất. Có thể xem và quản lý tất cả các Group, tất cả người dùng, cấu hình hệ thống.
  • Manager: Quyền quản lý. Có thể quản lý các Group được phân công, xem công việc của thành viên trong Group. Đặc biệt, có thể thấy và phân loại các user mới đăng ký (user chưa có group).
  • User: Người dùng cơ bản. Chỉ có thể xem và thao tác trên các công việc của mình và các công việc chung trong Group mình tham gia.

🔑 Thay đổi mật khẩu

Hệ thống cho phép người dùng chủ động quản lý bảo mật tài khoản của mình theo đúng phân quyền.

  • Tự thay đổi: Mọi người dùng đều có thể tự đổi mật khẩu của mình trong phần thông tin cá nhân.
  • Hỗ trợ reset: Manager và Admin có quyền hỗ trợ đặt lại mật khẩu cho các thành viên trong phạm vi quản lý của mình khi cần.

10 Case Study: Siêu ứng dụng vào thực tế

1. Nhân viên mới (Onboarding)

Làm quen

Tình huống: Bạn mới vào công ty, chưa biết làm gì.

Giải pháp: Quản lý sẽ tạo sẵn các task "Học quy trình", "Cài đặt phần mềm" và gán tên bạn (Assign). Bạn chỉ cần mở Web, thấy thông báo 🔔, bấm vào xem và đổi trạng thái sang "Đang làm".

2. Đầu tháng lập kế hoạch

Planning

Tình huống: Sếp yêu cầu lên mục tiêu tháng này.

Giải pháp: Vào Planner > Tab Tháng. Tạo task "Doanh số 1 tỷ". Sau đó bấm dấu (+) ngay trên task đó để tạo 4 task con cho 4 tuần. Cấu trúc cây (Tree Map) sẽ tự động hình thành.

3. Chạy Deadline gấp

Khẩn cấp

Tình huống: Có việc phát sinh phải làm xong trước 5h chiều.

Giải pháp: Tạo task mới -> Chọn màu nền là Đỏ -> Ghi rõ giờ kết thúc 17:00. Task này sẽ nổi bật nhất trên bảng Kanban của bạn.

4. Bàn giao công việc

Phối hợp

Tình huống: Bạn làm xong phần 1, cần chuyển cho đồng nghiệp làm phần 2.

Giải pháp: Vào task, đổi người thực hiện từ Tên Bạn sang Tên Đồng Nghiệp. Hệ thống bắn thông báo cho họ. Bạn không cần nhắn tin Zalo báo nữa.

5. Đi công tác / Họp hành

AI Mobile

Tình huống: Đang đi đường, sếp gọi điện giao việc gấp.

Giải pháp: Mở web trên điện thoại -> Vào AI -> Gõ: "Tạo việc gửi hợp đồng cho Lan gấp vào 2h chiều". AI tự tạo xong. Bạn tập trung lái xe tiếp.

6. Quản lý dự án dài hơi

Gantt

Tình huống: Dự án kéo dài 2 tháng, nhiều việc chồng chéo.

Giải pháp: Dùng Gantt Chart. Kéo thanh thời gian dài ra. Bạn sẽ thấy trực quan việc nào làm trước, việc nào làm sau, tránh bị "nước đến chân mới nhảy".

7. Đánh giá nhân sự cuối tháng

Review

Tình huống: Sếp cần biết tháng qua ai làm tốt để thưởng.

Giải pháp: Vào Dashboard -> Xem biểu đồ. Hoặc vào AI gõ: "Tổng kết hiệu suất của Nguyễn Văn A tháng này". AI sẽ chấm điểm dựa trên số task hoàn thành/quá hạn.

8. Việc lặp lại hàng ngày

Automation

Tình huống: Bạn phải "Check kho" vào 8h sáng mỗi ngày.

Giải pháp: Tạo 1 task "Check kho" -> Tích vào ô "Lặp lại" -> Chọn số lượng 30 ngày. Hệ thống tự sinh ra 30 task cho cả tháng. Không cần tạo lại mỗi sáng.

9. Tìm kiếm thông tin cũ

Search

Tình huống: Sếp hỏi "Cái hợp đồng ABC làm từ bao giờ?"

Giải pháp: Không cần lội Zalo. Vào AI gõ: "Tìm task hợp đồng ABC". Nó trả về ngày giờ, kết quả, ai làm trong 1 nốt nhạc.

10. Phát triển bản thân

Balance

Tình huống: Muốn cân bằng giữa việc công ty và sức khỏe/học tập.

Giải pháp: Tạo task với hạng mục "Thân/Tâm/Trí" (Ví dụ: "Chạy bộ 30p"). Biểu đồ Radar ở Dashboard sẽ cho bạn thấy mình có đang bị lệch về công việc quá mức hay không.